Que levante la mano quien nunca haya tenido problemas durante la organización de una videollamada.
Seguro que te ha pasado en más de una ocasión: el sonido te llega entrecortado, hay demasiado ruido de fondo o, simplemente, no ves bien a la otra persona porque está a oscuras.
Cuando esto ocurre, la experiencia se convierte en algo realmente incómodo.
Pero si la videoconferencia no es por ocio, sino por trabajo, entonces todavía es mucho peor.
Y es que tu imagen como profesional puede verse dañada si la calidad con la que te recibe quien está al otro lado no es la apropiada.
Por eso, para evitar que esto te pueda pasar a ti, he querido recopilar unos consejos básicos sobre cómo se organiza una videoconferencia de manera correcta, que te ayudarán a lucir como todo un profesional.
Contenidos
Qué es una videoconferencia
Una videoconferencia es una reunión a distancia que se lleva a cabo en tiempo real mediante el uso conjunto de audio y video.
No importa la ubicación geográfica de los participantes. Gracias a la tecnología, éstos pueden pueden verse y hablar a través de Internet, utilizando para ello sus ordenadores, teléfonos inteligentes o tablets.
Además de los dispositivos correspondientes, es necesario un software específico que permita la comunicación. Asimismo, estos programas pueden ofrecer también otras utilidades como: permitir la grabación de la sesión, compartir escritorio, enviar documentos, chatear, etc.
Es un hecho que, con la pandemia y las normas de distanciamiento social, las videoconferencias han ido ganando cada vez más presencia en el ambiente laboral.
Es más que probable que, tarde o temprano, debas montar una reunión a distancia con tus compañeros de trabajo o con tus clientes. Por ese motivo, debes prepararte convenientemente para ello.
A continuación te comento qué se necesita para mantener una videoconferencia exitosa.
5 consejos para realizar videoconferencias profesionales
Existen ciertos parámetros básicos que hay que cubrir en el momento de hacer una videoconferencia. Toma lápiz y papel para que no se te escape ninguno.
1. Pon atención a tu entorno
Las reuniones por videoconferencia mantienen el mismo concepto que una reunión normal en una oficina. Por eso, debes garantizar que tu entorno cumpla con unos requisitos básicos.
La luz debe ser adecuada, ni demasiado luminosa ni demasiado oscura. Tu interlocutor debe poder verte sin ningún problema.
Trata de no colocarte delante de una ventana donde pegue directamente el sol. Esto ocasionará un incómodo efecto de contraluz que provocará una imagen defectuosa.
Evita los rincones. Por lo general, estos espacios de la casa suelen ser oscuros. Si tienes una lámpara de luz blanca cerca, puede ser de gran ayuda.
Otro tema es lo que se muestra en pantalla. Cuantos menos objetos distractores existan en lo que enfoca la cámara de tu ordenador, mejor.
Trata de establecerte en un espacio sencillo de tu casa. Lo ideal es contar con una zona que ofrezca una imagen seria y profesional. De lo contrario, una pared lisa con pocos cuadros da siempre una impresión de mayor organización.
Junto con el espacio, hay que prestar especial atención a los ruidos y posibles interrupciones. Lo más adecuado es situarse en un espacio cerrado o en el que no haya mucho tránsito de personas. El objetivo es reducir al máximo los elementos de distracción: niños jugando, personas en la cocina, alguien llamándote, música o incluso el ruido de la calle.
2. Cuida tu aspecto
Recuerda que la primera impresión dice mucho. El hecho de que no estés presente en la misma sala que tus compañeros de reunión, no quiere decir que tengas que descuidar aspectos básicos como tu apariencia.
Para un primer encuentro virtual tu vestimenta debe reflejar tu nivel de profesionalidad. No cometas el error común de solo adecuar tu ropa de la parte superior. No sabes qué puede ocurrir durante la videoconferencia. Es posible que tengas que incorporarte en algún momento y quedes expuesto de la cintura para abajo.
Un buen peinado, tanto en hombres como mujeres, no puede faltar. Igualmente, hay que afeitarse y no usar ropa en mal estado ni que se note arrugada o sucia.
3. Cuenta con el equipamiento adecuado
Para lograr una videoconferencia de calidad, también necesitas contar con ciertos dispositivos y accesorios. Estos te ayudarán a mejorar la calidad visual y auditiva del encuentro.
Si estás trabajando desde un PC de escritorio, trata de tener una cámara web de calidad. La imagen debe ser nítida, ya que tu interlocutor necesita verte con claridad. De igual forma, un buen micrófono o unos cascos con micro incluido te darán un aire de mayor sofisticación y preparación.
Pero lo más importante es contar con una conexión a Internet óptima. De nada te sirve tener la mejor webcam y unos cascos último modelo si la conexión de la videoconferencia se interrumpe constantemente o es muy lenta.
Los expertos recomiendan que la velocidad adecuada para una videoconferencia de alta calidad debe ser de 600 Kbps (subida y bajada) si es con una sola persona. En el caso de una reunión virtual grupal debe ser de, al menos, 1,0 Mbps (subida y bajada).
En Internet puedes encontrar páginas que miden la velocidad de tu conexión. Compruébala antes de empezar el encuentro.
4. Configura y prueba antes el software de videoconferencias
Existen diversos programas que permiten hacer videoconferencias, siendo Zoom uno de los más populares. Google Meet, Skype o Cisco Webex son otras herramientas muy utilizadas.
Sea cual sea el software que utilices, asegúrate siempre de configurar antes una serie de opciones para garantizar que la reunión se dé sin contratiempos.
Por ejemplo, si vas a usar auriculares con micrófono, comprueba que la entrada y salida de audio sea la adecuada. Muchas veces está fijada la que tiene el equipo por defecto (altavoces) y eso provoca que no escuches nada por los cascos.
En el caso del vídeo, también puedes ajustar aspectos como la iluminación, la calidad o el enfoque. Incluso, a veces, puedes establecer una imagen como fondo si no estás a gusto con el que tienes.
Por último, si eres el anfitrión de la reunión, revisa que la opción de compartir pantalla esté activa para todos los que integran la videoconferencia.
5. Compórtate adecuadamente durante la videollamada
Recuerda que los mismos estándares de comportamiento que rigen a una reunión presencial se aplican a una videoconferencia. Entre otros aspectos:
- Respeta tu turno de palabra.
- Habla con un tono de voz moderado.
- Evita gesticular mucho con las manos porque puede ser un elemento distractor.
- Mantén silenciado tu micrófono mientras no sea tu turno de hablar.
- Céntrate en la reunión y no te distraigas con elementos externos.
- Mantén un gesto agradable, que tu rostro invite a tu interlocutor a establecer una conversación amena y en confianza.
Ahora que conoces los principales consejos para hacer una buena videoconferencia, podrás seguir teletrabajando desde donde quieras sin miedo al qué dirán tus interlocutores desde la distancia.
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