El otro día me encontré una lista de cosas por hacer debajo de uno de los armarios de la cocina.
No era mía.
Tampoco de mi pareja.
Era de hace unos cuantos años.
Probablemente del inquilino anterior, pero ahí seguía: medio despegada, con una manchita de tomate y una caligrafía apretujada que no dejaba hueco ni para respirar.
“Llamar al fontanero, enviar presupuesto, revisar impuestos, cita con el fisio, subir post a Instagram, acabar memoria, responder a Silvia (urgente)”.
Me quedé mirándola un rato. No sé por qué. Pero me dio por pensar que esa persona, en ese momento, era yo.
Y tú también.
Ese modo en el que vivimos con diez pestañas abiertas en el navegador. Y otras veinte en la cabeza.
No es que no te guste tu trabajo. Es que a veces ya no sabes ni cuál es.
Porque ser freelance (o teletrabajar para alguien) muchas veces significa eso: tener varios frentes abiertos y ninguno bien encauzado.
Hoy te quiero contar cómo intento gestionar yo esa locura.
No tengo la fórmula mágica, ni apps milagrosas que te lo organizan todo mientras tú ves vídeos de gatos en TikTok.
Lo que sí tengo son errores.
Y unos cuantos trucos que he ido pillando por el camino.
¿Me acompañas?
Contenidos
¿Qué significa tener varios frentes abiertos?
Básicamente, es como estar en medio de una peli de acción… pero sin presupuesto.
Tú corriendo de un lado a otro, intentando apagar fuegos con un cubo que tiene agujeros. Y mientras estás ahí, echando agua como puedes, te llega un mail. Y un mensaje de un cliente. Y una notificación del banco. Y …
Tener varios frentes abiertos no es sólo tener muchas tareas. Es peor.
Es tener tareas sin cerrar. Pendientes. A medias. Empezadas pero no terminadas.
Es irte a la cama pensando en todo lo que no hiciste y despertarte con la sensación de que ya vas tarde. Aunque sea lunes. Aunque todavía no hayas abierto el portátil.
A veces es tener 3 clientes a la vez.
Otras, un solo cliente pero con 5 proyectos distintos.
Otras, eres tú contra el Excel, el email, el Canva, el Trello, y una lavadora que pita en el peor momento.
Y lo peor no es la carga de trabajo. Lo peor es el ruido mental que genera. La incapacidad para parar. La ansiedad de no saber por dónde empezar. La culpa de saber que no estás acabando.
En fin.
Tener varios frentes abiertos es como jugar al Tetris pero con las piezas cayendo de lado.
¿Te suena?
Identificación de múltiples tareas o proyectos
El primer paso para organizar el caos es saber que estás en medio de uno.
Y no siempre es evidente, porque muchas veces no lo ves venir.
No hay una alarma. No hay un aviso de «estás empezando demasiadas cosas».
Simplemente, un día te das cuenta de que llevas 40 minutos decidiendo qué hacer primero. Y aún no has hecho nada.
Por eso, a mí me ayuda hacer esto cada cierto tiempo: parar y hacer inventario. Sin filtros. Sin juzgar. Como si fuera una lista de la compra, pero de cosas que tengo en la cabeza.
Apunto todo lo que tengo abierto ahora mismo:
- Clientes activos.
- Tareas grandes y pequeñas.
- Correos por responder.
- Cosas que no son trabajo, pero ocupan espacio mental (cita con el médico, devolver un paquete, llamar a mi madre, …).
- Proyectos que están en pausa pero que algún día debería retomar.
- Ideas que me rondan pero aún no sé qué hacer con ellas.
Todo. Aunque a priori no parezca importante.
Porque hasta que no lo ves fuera de tu cabeza, no te das cuenta del peso que llevas dentro.
Y muchas veces el agobio viene más de no saber qué tienes entre manos, que del volumen real de trabajo.
Así que haz la lista. Escríbela. Aunque sea en una servilleta o en las notas del móvil. Lo que quieras.
Pero ponle nombre a cada frente. Que si no, no hay forma de cerrarlos.
Cómo organizar y priorizar tus tareas
Vale, ya tienes la lista.
Ahora toca lo chungo: poner orden.
Y aquí es donde la mayoría se pierde, porque queremos hacerlo perfecto. Queremos un sistema infalible. Un método japonés con nombre en inglés y pegatinas de colores.
Pero no.
La clave es hacerlo simple.
A mí lo que mejor me funciona es esto:
- Separar lo urgente de lo importante. Ya, ya sé que lo has oído mil veces. Pero hazlo de verdad. Porque muchas veces lo urgente ni siquiera es tuyo. Es de otro que no sabe organizarse. Y lo importante lo acabas atrasando hasta que se convierte en urgente también.
- Agrupar tareas por energía, no por temática. Si tengo que hacer llamadas, hago todas del tirón. Si tengo que escribir, lo agrupo. Si estoy espeso, me dedico a tareas mecánicas. Porque lo que mata no es la carga, es el cambio constante de marcha.
- Limitar frentes activos. Esto es clave. Yo intento no tener más de 3 cosas abiertas a la vez. Si me entran más, las apunto, las dejo aparcadas, y sigo con lo que tengo. Porque si todo está en marcha, nada está avanzando.
- Darme permiso para soltar. Hay tareas que llevan meses en la lista. Y no las haces. Y no las vas a hacer. Pues bórralas. O márcalas como «no ahora». Porque ese espacio mental que ocupan también cansa. Aunque estén quietas.
Y, sobre todo, no obsesionarte con tenerlo todo bajo control.
Porque no lo vas a tener.
Y está bien.
La idea no es acabar todas las tareas. La idea es saber cuál toca ahora.
Una cada vez.
El resto, ya llegará.
Herramientas de productividad recomendadas
Te voy a ser sincero: las herramientas no hacen el trabajo por ti.
Te lo digo porque a veces nos pasamos más tiempo configurando apps que haciendo lo que tenemos que hacer. Como si cambiar de herramienta fuera a arreglar nuestra falta de foco.
Pero bueno, dicho esto sí que hay algunas que ayudan. Y mucho.
Aquí te dejo mis favoritas. Las que realmente uso:
- Notion. Para apuntarlo todo. Ideas, tareas, enlaces, listas, mierdecillas que no sé dónde meter. Tiene más opciones que un coche de lujo, pero no hace falta que las uses todas. Con que te montes un par de páginas decentes ya vas servido.
- Google Calendar. Parece básico, pero no todo el mundo lo exprime. Yo me pongo bloques de tiempo para trabajar en cosas concretas. Y me salto esos bloques, claro. Pero al menos me doy cuenta de que me los estoy saltando. Que ya es algo.
- Pomofocus. Para usar la técnica Pomodoro sin tener que instalar nada. Va por temporadas, pero cuando me cuesta concentrarme, este temporizador me pone las pilas. 25 minutos a fuego. 5 de descanso. Y a repetir.
- Toggl. Para saber en qué se va tu tiempo de verdad. Es un poco puñetero tener que darle al botón de «start», pero cuando ves el informe semanal… madre mía. Las horas que se van en tareas que ni siquiera recordabas haber hecho.
- Post-its. Sí, los de toda la vida. Para tener sólo 3 tareas del día delante de tus narices. Nada como un cuadradito fosforito mirándote desde el borde del monitor para que no se te olvide que tienes algo que terminar.
Y ya.
Hay mil más. Y seguro que todas son buenísimas.
Pero lo importante no es tener la mejor herramienta. Es usarla. Y no cambiar cada dos semanas porque has visto un vídeo de alguien que te promete que “esta app te va a cambiar la vida”.
Spoiler: la vida no te la cambia una app. Te la cambia sentarte y hacer lo que tienes que hacer.
Con la herramienta que sea.
Mi técnica para lidiar con varias tareas a la vez
No sé si esto tiene nombre. Probablemente no. Pero a mí me funciona.
Yo lo llamo «modo serie limitada».
Me explico.
Cuando tengo demasiadas cosas encima, que suele ser siempre, me imagino que mi semana es una serie de 5 capítulos. Uno por cada día laborable. Cada capítulo tiene su trama principal (una tarea o proyecto gordo) y un par de subtramas (cosas pequeñas, pero necesarias).
Y ya está. No hay espacio para más.
El resto de ideas, tareas, marrones y ocurrencia se van a la temporada siguiente.
Esto me obliga a elegir. A decidir. A decir: «vale, esta semana no voy a avanzar con X, porque me centro en Y». Y sí, cuesta. Porque parece que estás dejando cosas a medias. Pero en realidad es al revés:
Estás decidiendo qué vas a acabar.
Y eso cambia todo.
También hago algo que me parece clave: cerrar los capítulos.
Cuando termino una tarea importante, me obligo a pararme un momento. A celebrarlo aunque sea con un café. A marcarlo como «hecho» y no como «bueno, ahora voy con lo otro que también es urgente».
Porque si no haces eso, todo se diluye. Y acabas la semana con la sensación de que no has hecho nada. Aunque hayas hecho un montón.
Así que ya sabes:
- Una semana = 5 capítulos.
- Una trama principal por día.
- Y cerrar lo que empieces.
El resto, ya lo retomas en la siguiente temporada.
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