Hay días en los que pareces una máquina. Te levantas con energía, tachando tareas de la lista como si fueras Terminator en modo doméstico.
Y luego están esos otros días en los que te sientes más cerca de ser un cacharro averiado: parpadeas lento, el café no hace efecto y terminas viendo vídeos de gatos a las 10:17 de la mañana.
¿Qué cambia entre un día y otro?
La respuesta rápida sería: tú. Pero si afinamos un poco más, hay algo que merece la pena mirar con lupa: tu productividad.
Sí, esa palabra que suena a charla TED y a gráficas con colores chillones.
Pero no te preocupes, aquí no he venido a soltarte frases motivadoras ni a decirte que te levantes a las 5 de la mañana. En este post vamos a descubrir cómo se calcula la productividad y ver si de verdad tiene sentido ponerle una fórmula a algo tan humano como los días buenos (y los días reguleros).
Vamos con ello.
Contenidos
¿Cómo se mide la productividad?
Aquí viene la parte en la que muchos se ponen técnicos y te sueltan fórmulas como si fueran ingredientes de una poción mágica.
Pero te prometo que no hace falta sacar la calculadora científica del cajón.
La productividad, en esencia, es una comparación. Una relación entre lo que produces y los recursos que usas para conseguirlo.
Dicho de otro modo: si trabajas desde casa y en un día consigues terminar ese informe, responder a todos los correos, sacar adelante una reunión y aún te da tiempo de fregar los platos y sacar al perro, pues oye, has sido bastante productivo. Si en cambio solo te dio tiempo a pensar que ibas a hacer cosas… pues no tanto.
La fórmula más clásica sería algo así:
Productividad = Resultados obtenidos / Recursos utilizados
Pero claro, aquí empiezan las dudas existenciales:
- ¿Qué se considera un «resultado»?
- ¿Los recursos incluyen también los cafés que te tomas para continuar despierto?
- ¿Cuenta el estrés que has acumulado?
Y es que medir la productividad no siempre es tan sencillo como parece. Porque, sobre todo cuando trabajas desde casa, los resultados no siempre se ven al momento. Y los recursos, bueno, no todo el mundo cuenta el tiempo que pasa reorganizando los iconos del escritorio como una pérdida.
En fin, que hay fórmulas, sí, pero también hay mucho de intuición, de contexto y, sobre todo, de conocerse a uno mismo.
Que no es poca cosa.
Fórmula estándar para el cálculo de productividad
Cuando hablamos de productividad, es tentador pensar que se trata de algo etéreo, como una sensación o un estado mental.
Y a veces sí, tiene mucho de eso. Pero también hay una parte bastante concreta y matemática que nos puede ayudar a ver con más claridad si realmente estamos avanzando o simplemente estamos procrastinando, moviendo el ratón para que no se apague la pantalla.
Ponerle números a tu productividad no va a solucionar tus problemas mágicamente, pero puede ser un buen punto de partida para entender qué funciona y qué no.
Y sobre todo para dejar de culparte por sentir que no estás haciendo lo suficiente, cuando igual el problema está en cómo estás midiendo las cosas.
Componentes de la fórmula
Aunque ya te la he adelantado, vamos a ponernos un poco más formales. La fórmula estándar para calcular productividad se suele expresar así:
Productividad = Producción / Insumos
Y aquí es donde hay que afinar:
- Producción: no siempre es “unidades fabricadas”. Si trabajas desde casa, puede ser tareas completadas, proyectos entregados, artículos escritos, llamadas realizadas… depende de tu trabajo. Es la parte tangible de tu esfuerzo.
- Insumos: normalmente se mide en tiempo, pero también puede incluir dinero, energía invertida o incluso nivel de concentración (aunque esto último es más difícil de cuantificar).
Explicación paso a paso
¿Y cómo debes aplicar esta fórmula exactamente para que te resulte útil? Te lo explico a continuación con 4 simples pasos.
1. Define qué es “producción” para ti.
¿Qué entregas? ¿Qué entregas realmente? No lo que pensabas hacer, sino lo que sí hiciste.
Si escribes, podrían ser palabras; si diseñas, proyectos; si vendes, número de clientes cerrados. Lo que sea, pero algo concreto.
2. Establece los “insumos” principales.
El más común es el tiempo. ¿Cuántas horas dedicaste a sacar esa tarea? ¿O cuántos recursos usaste para generar ese resultado?
Si tienes que hacer malabares entre trabajo, niños, y el gato que se sube al teclado, ese tiempo vale oro.
3. Haz el cálculo.
Divide lo que has producido entre lo que has usado. Por ejemplo:
- Si escribiste 2 artículos en 4 horas, tu productividad es 0,5 artículos por hora.
- Si completaste 10 tareas usando 5 horas, son 2 tareas por hora.
Sin adornos.
4. Interprétalo con sentido común.
Porque no se trata solo de hacer más cosas, sino de hacerlas bien. Si tu ratio baja pero tus resultados mejoran en calidad, igual estás siendo más productivo aunque parezca lo contrario.
La clave es que no hay una única forma de aplicar esta fórmula. La gracia está en adaptarla a lo tuyo. A lo que haces, a cómo trabajas y a lo que para ti tiene valor.
Y ahí es donde empieza lo interesante.
Ejemplos prácticos de cálculo de productividad
Una cosa es la teoría y otra muy distinta cuando te toca ponerte a contar lo que haces de verdad. Porque no es lo mismo decir “hoy he sido productivo” que poder demostrarlo con números.
Así que vamos a ver cómo se aplica esa fórmula estándar en situaciones concretas, del día a día. Nada de fábricas ni de grandes empresas. Vamos a lo terrenal.
Productividad si vendes productos
Imagina que vendes velas artesanales desde casa. Cada vela te cuesta 2 € en materiales y tardas unos 20 minutos en hacerla. Hoy has fabricado 12 velas en 4 horas.
La fórmula sería:
Productividad = Unidades producidas / Horas invertidas Productividad = 12 / 4 = 3 velas por hora
Simple, ¿no?
Si mañana haces 10 velas en 3 horas y media, estarás por debajo.
Productividad = 10 / 3,5 = 2,85 velas por hora
No hace falta obsesionarse, pero sí te sirve para saber cuándo estás en tu mejor forma. O si, por ejemplo, estás perdiendo tiempo en TikTok entre vela y vela.
Cálculo de la productividad si prestas servicios
Supón que eres traductor freelance. Esta semana has traducido 30.000 palabras en total y has trabajado 20 horas.
Productividad = Palabras traducidas / Horas trabajadas Productividad = 30.000 / 20 = 1.500 palabras por hora
Ahora imagina que un día concreto tradujiste 7.000 palabras en 4 horas:
Productividad = 7.000 / 4 = 1.750 palabras por hora
Ese día estuviste más concentrado, o el texto era más fácil, o quizá te tomaste un café del bueno.
Estos datos te ayudan no sólo a ver tu rendimiento, sino a poner precios con más sentido. Porque si sabes cuánto haces por hora, puedes estimar si un cliente te está pagando bien si estás regalando tu tiempo.
Ejemplo de productividad personal
Aquí ya nos ponemos más íntimos.
Pongamos que estás en casa intentando organizarte mejor. Te has propuesto completar 8 tareas domésticas esta tarde: hacer la compra, poner una lavadora, ordenar la habitación, hacer una llamada importante, sacar al perro, limpiar la cocina, preparar la comida de mañana y vaciar el correo.
Has tardado 5 horas en hacerlas todas (incluyendo distracciones, claro).
Productividad = Tareas completadas / Horas invertidas Productividad = 8 / 5 = 1,6 tareas por hora
Ahora bien, si al día siguiente sólo haces 3 tareas pero en una hora y media, la productividad es 2 tareas por hora.
¿Has sido más productivo? Según los números, sí. Aunque quizás las tareas eran más simples. Por eso es importante no mirar simplemente la cantidad, sino también el tipo de tarea y cómo te sentiste haciéndola.
Porque ser productivo no es sólo ir más rápido. Es avanzar en lo que de verdad importa.
Interpretación de los resultados
Vale, ya tienes el número. Pero… ¿y ahora qué haces con él?
Vamos a verlo.
Cómo analizar los resultados
Lo primero: no te obsesiones con el número. La productividad no es una carrera de velocidad. No siempre más es mejor.
Hazte preguntas:
- ¿Lo que he hecho hoy era urgente o importante?
- ¿Estoy cumpliendo mis objetivos?
- ¿Ha mejorado la calidad de lo que entrego?
- ¿He necesitado más esfuerzo o menos para lograr lo mismo?
Si has aumentado tu ratio pero te has pasado todo el día con ansiedad, igual no merece la pena. En cambio, si tu número ha bajado pero las tareas eran más complejas, puede que hayas rendido igual de bien (o incluso mejor).
Importancia en la mejora continua
Aquí está la chicha.
Medir sin intención de mejorar es perder el tiempo. La productividad no es una medalla que se gana, es un termómetro para ver cómo estás.
Si sabes que en determinadas horas rindes mejor, organízate para hacer las tareas más complejas en ese tramo.
Si ves que un cliente te exige mucho pero te hace bajar tu ratio de productividad, igual es momento de subir tarifas o soltar lastre.
La idea no es convertirte en un robot. La idea es conocerte mejor y usar esos datos para trabajar de una forma más sana, más eficiente y, sobre todo, más tuya.
Porque al final, de eso va todo esto: de ajustar las piezas para que el día a día no te atropelle.
Algunos consejos para mejorar la productividad
No te voy a descubrir América con estos consejos, pero a veces lo más básico es lo que más se nos olvida.
Porque sí, puedes medir tu productividad todo lo que quieras, hacer gráficas, sacar promedios,… Pero si luego te tiras las mañanas mirando si te ha llegado un email (que no estás esperando), pues apaga y vámonos.
Así que ahí van unos cuantos trucos que, al menos a mí, me han salvado más de una jornada.
1. Haz menos cosas, pero hazlas bien.
La multitarea es como intentar cantar, bailar y freír un huevo al mismo tiempo. Suena bonito, pero termina con el huevo quemado.
Prioriza. Y si puedes, reduce la lista.
2. Respeta tus horas buenas.
Hay momentos del día donde tu cabeza va más fina. Aprovecha esos ratos para lo difícil y deja las cosas automáticas para después.
Si no sabes cuáles son tus horas buenas, empieza por observarte una semana.
3. Ponte límites claros.
“Acabo esto y paro”. Así de simple.
Porque si trabajas desde casa, el peligro es ese: no tener un punto final. Y si no pones un límite, el día se convierte en una mezcla rara de tareas y culpa.
4. Elimina las distracciones antes de que aparezcan.
No esperes a tener el móvil en la mano para decidir no mirar Instagram. Ponlo lejos, cierra pestañas, activa el modo no molestar.
No eres de piedra. Nadie lo es.
5. Celebra lo que haces. Aunque sea poco.
Esto es clave. Porque no todos los días van a ser top. A veces hacer la comida, enviar un correo y ducharte ya es un triunfo.
Así que celebra las pequeñas victorias. Son las que más cuentan.
Y ya está.
No hay receta mágica, pero sí pequeños ajustes que, con el tiempo, marcan la diferencia.
Porque ser productivo no es hacer más.
Es hacer lo que toca cuando toca y poder irte a la cama tranquilo.
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